Hai costituito la tua organizzazione? Ora scopri quali sono gli adempimenti, obbligatori e consigliati, legati alla sua ordinaria amministrazione e allo sviluppo di particolari attività e progetti.

Tenuta dei libri sociali

Libri obbligatori

Libro dei volontari attivi: contiene l’elenco dei soci che svolgono assiduamente attività di volontariato, ed è l’unico libro che va obbligatoriamente vidimato da un notaio o dal segretario comunale.

Libri consigliati

Per una corretta gestione delle attività della tua associazione ti consigliamo la tenuta dei seguenti libri sociali:
Verbali delle assemblee
Verbali del consiglio direttivo
Libro soci
Libro delle scritture contabili

La redazione dei verbali
Per ragioni di correttezza e trasparenza è opportuno verbalizzare le assemblee dei soci, che si riuniscono almeno due volte all’anno per approvare il bilancio di esercizio e l’eventuale bilancio di previsione, e del consiglio direttivo, che si riunisce per predisporre il bilancio di esercizio e l’eventuale bilancio di previsione e per discutere di tutte le attività che l’associazione intende gestire.

In breve i contenuti dei verbali delle adunanze delle assemblee:
Data e luogo della riunione
Dati dei presenti alla riunione
Ordine del giorno e l’andamento della discussione
Corretta costituzione dell’organo a norma delle disposizioni statutarie
Nel caso di verbale d’assemblea indicare se l’assemblea è di prima o seconda convocazione.
Riportare l’ordine del giorno e l’andamento della discussione.

Il verbale può essere redatto a mano direttamente durante la seduta o a computer in seguito e sarà firmato da presidente e segretario.

Adempimenti amministrativi e contabili

Predisposizione del bilancio

Lo statuto dell’associazione deve prevedere l’obbligo di formazione del bilancio, dal quale devono risultare la descrizione sintetica delle operazioni e attività svolte nel corso dell’esercizio sociale, nonché le modalità d’approvazione dello stesso da parte dell’assemblea degli aderenti (art. 3 c. 3 legge n. 266/91).

Le norme non impongono un determinato tipo di bilancio e/o rendiconto, è possibile scegliere tra un semplice rendiconto finanziario, oppure un bilancio redatto sulla base di una contabilità in partita doppia.

Vanno obbligatoriamente indicate le risorse economico-finanziarie costituite da:
• quote e contributi degli associati
• eredità, donazioni e legati
• erogazioni liberali degli associati e dei terzi
• contributi dello Stato e di altri enti pubblici, anche in regime di convenzione e accreditamento
• attività commerciali marginali
• altre entrate e proventi compatibili con le finalità sociali del volontariato.

Il bilancio e/o rendiconto deve essere conservato presso la sede dell’associazione (o presso la sede del legale rappresentante) per:
a. essere liberamente consultato dai soci
b. inoltrato alle autorità competenti, che dovessero farne richiesta a scopo di controllo
c. eventualmente inoltrarlo a enti pubblici e privati che contribuiscono al finanziamento dell’associazione.

Gestione contabile

E’ bene tenere la contabilità secondo le necessità dell’associazione e secondo quanto disposto dallo statuto, per trarre gli elementi per la redazione del rendiconto annuale, pur non esistendo un obbligo specifico a riguardo.

Ogni contabilità ordinata si basa su tre presupposti:
• presenza dei documenti giustificativi delle spese
• gestione finanziaria operata prevalentemente tramite cassa o c/c bancario/postale (per il controllo dei movimenti finanziari)
• attribuzione della sua tenuta ad un responsabile (generalmente il tesoriere).

La scelta del sistema di rilevazione contabile dipende anche dalle dimensioni dell’associazione e può essere:
DI CASSA: in presenza di un numero limitato di movimenti finanziari è opportuna la registrazione delle operazioni in corso d’anno su un registro di prima nota, cioè nel momento in cui si manifesta l’effettivo movimento di denaro.
DI COMPETENZA: in caso di attività associativa complessa, è preferibile utilizzare un sistema con rilevazione delle operazioni su un libro giornale, applicando la tecnica della registrazione in partita doppia.

Generalmente la contabilità delle associazione è quelle per cassa.

Conservazione della documentazione

E’ obbligatorio conservare la documentazione relativa alle entrate alle entrate con l’indicazione nominativa dei soggetti eroganti (art. 5 e 6 legge n. 266/91).

I rapporti di lavoro dell’associazione

Per gestire al meglio e secondo i termini di legge la tua associazione ti forniamo alcune indicazioni sui rapporti di lavoro che è possibile attivare. Ricordiamo che si tratta di indicazioni, trattandosi di una materia particolarmente vasta e soggetta a continue riforme, è opportuno, quindi, rivolgersi ad avvocati, consulenti del lavoro o ad associazioni di categoria, per risolvere le questioni che di volta in volta si dovessero presentare.

Il lavoro volontario

L’attività del volontario è quella prestata in modo personale, spontaneo e gratuito, tramite l’organizzazione di volontariato cui il volontario fa parte, senza fini di lucro anche indiretto ed esclusivamente per fini di solidarietà (legge 11 agosto 1991 n. 266).

Al volontario possono essere soltanto rimborsate dall’organizzazione di appartenenza le spese effettivamente sostenute per l’attività prestata, entro limiti preventivamente stabiliti dalle organizzazioni stesse, che hanno le seguenti caratteristiche:

  • Essere state effettivamente sostenute dal volontario
  • Essere relative ad attività prestata per conto dell’odv
  • Essere contenuto nei limiti prefissati dall’odv
  • Non deve essere tale da mascherare un compenso.

NON sono rimborsabili le spese non documentate e tutti i rimborsi forfettari.

Il lavoro retribuito

Come organizzazione di volontariato ti è possibile assumere lavoratori dipendenti o avvalerti di prestazioni di lavoro autonomo esclusivamente nei limiti necessari al regolare funzionamento o a qualificare/specializzare l’attività svolta.
L’utilizzo di lavoratori retribuiti deve avvenire entro i limiti precisi stabiliti dalla legge, nello specifico riguardare le seguenti attività:

  • formazione e aggiornamento dei volontari
  • coordinamento di particolari iniziative
  • coordinamento dell’attività dei volontari
  • supporto nella realizzazione di progetti promossi dalla odv
  • consulenze specialistiche (medici, psicologi, avvocati, commercialisti, ecc.)
  • attività amministrative connesse con la gestione ordinaria dell’odv (attività di segreteria).

I rapporti di lavoro nelle ODV sono regolamentati dalle stesse norme che disciplinano il mondo del lavoro, ti ricordiamo solo due elementi da rispettare:

  • i rapporti di lavoro non possono assolutamente essere instaurati con i soci dell’associazione
  • i collaboratori/dipendenti esterni devono comunque essere minoritari rispetto alla compagine associativa ed essere relazionati alle attività effettivamente svolte.

Qualora decidessi di avvalerti della collaborazione di lavoratori da retribuire nei limiti di cui sopra, sarà necessario fare molta attenzione alla tipologia di contratto che si andrà a stipulare, posto che un’errata qualificazione del rapporto potrebbe comportare per l’odv pesanti conseguenze, soprattutto economiche.

Assicurazione dei volontari

L’associazione di volontariato è tenuta ad assicurare obbligatoriamente i propri aderenti che prestano attività di volontariato, iscritti nel Libro dei Volontari attivi, contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività stessa, nonché per la responsabilità civile verso i terzi (dell’art. 4 della legge n. 266/91).